Så undviker du haveri vid byte av e-handelssystem

Alla IT-plattformar har en begränsad livslängd – så även ett e-handelssystem. Så när du lappat och lagat under ett antal år, är det slutligen dags att ta steget. Men hur försäkrar man sig om att det nya systemet verkligen blir så bra som man tänkt?

Nyhetssajten e-handel.se har tagit upp ett exempel på just detta problem. Det handlar om e-handelssajten TheMobileStore, som bytte från en hyrplattform till Magento. Projektet drog ut på tiden, och när det lanserade fungerade det fortfarande inte riktigt, och omsättningen rasade. Efter två år gav de upp, och gick tillbaka till den gamla plattformen igen. TheMobileStores ägare Rashid Waraich berättar öppenhjärtligt och utförligt om problemen i en krönika i E-handel.se, ’Plattformsbytet som nästan krossade mig’.

Vi på Netrix var inte på något sätt inblandat i det här projektet, men eftersom jag har 20 års erfarenhet av liknande projekt och att jag tyckte att det fanns mycket att lära av TheMobileStores erfarenheter, så skrev jag själv en krönika om ämnet på e-handel.se. Här följer de viktigaste punkterna jag tipsade om i min krönika.

Underskatta inte projektet

I TheMobileStores fall gällde det att flytta ett fungerande system till Magento 2, som skulle kopplas till Microsoft NAV och PIMCore. Alla tre alldeles utmärkta och väl beprövade system. Men här gäller det att flytta en webbshop som byggts upp under flera år, och utöver det få tre av varandra oberoende system att samarbeta utan att ställa till det för varandra. Och detta skulle alltså göras på 3 månader…

Här bör man till att börja med fundera på hur många människor som måste vara inblandade för att får jobbet gjort. Uppskattningsvis behövs minst 5 personer (t.ex en Magento-kunnig projektledare, en Magento-utvecklare, en Microsoft NAV-kunnig, en PIMCore-kunnig, samt en projektansvarig hos e-handlaren).

OK, det finns übermenschen, men även sådana ska väl ha semester, vara sjuka, tappa bort sin telefon, vabba, bli utbrända och allt vad som nu kan dyka upp.

Allt detta är ju naturligtvis svåröverskådligt för e-handlaren. Men om en leverantör säger sig kunna fixa detta på 3 månader, så kan du ju lite försiktigt fråga efter hur den tidsplanen lite mer i detalj ser ut.

Var tydlig mot leverantören

Låt leverantören få veta dina förutsättningar och dina krav. Att bara tala om att du vill flytta din webshop från en plattform till en annan räcker inte. Beskriv istället t.ex att vissa produkter ska kunna beställas med tryck med en uppladdad bild, att vissa produkter ska kunna visas men inte köpas, eller köpas efter inloggning, att ni ibland kör intensiv reklam och det kan komma 3000 besökare på en timme, osv. Förvänta dig inte att krav du inte ställt ska uppfyllas. Skriv därför ner allt du tror kan ha betydelse för lösningen, och skicka det till leverantören. Strunta i om det bli mycket och ostrukturerat – det får leverantören reda ut i samband med offerten.

Engagera dig i projektet

Se till att ha regelbundna avstämningsmöten med leverantören, minst varannan vecka. Gå igenom vad som gjorts sedan sist, och vad som ska göras härnäst. Då märker du snart om projektet verkar gå som planerat, eller om det börjar haverera.

Betala i den takt som systemet levereras

Se till att villkoren är sådana att ni betalar efterhand som systemet levereras. Om du är engagerad i projektet har du möjlighet att ifrågasätta hur mycket som egentligen gjorts, och varför du ska betala om det inte går framåt i den takt som utlovats. Det räcker oftast med att du börjar ställa sådana frågor för att leverantören ska omprioritera sina resurser.

Välj leverantör på meriter – inte på personligt intryck

Det jag reagerar mest på när jag läser krönikan om TheMobileStore är hur leverantören valdes ut – de valde helt enkelt ett företag med en VD som verkade förtroendeingivande. Som Rachid Waraich skriver, så var det hans stora misstag. Hans allra viktigaste lärdom är att man måste välja rätt personer att jobba med i projektet. Vilket jag fullständigt håller med om. Men hur gör man det?

Det är egentligen inte så svårt. Välj leverantör på meriter som går att kontrollera! Utöver att kolla referenser, fråga om vilka personer som ska jobba med projektet, och vilken erfarenhet dessa personer har. Hur många år har de jobbat med e-handel? Med den plattforms som nu är aktuell? Med integration mot de affärssystem som ska kopplas in? Har de jobbat med projekt av denna storlek?

Det är egentligen helt förutsägbart att det kommer att hända oförutsägbara saker under ett komplext projekt.  Det kan vara att servern kraschar för att nån laddar upp en jättebild. Betalningen fungerar inte för att orderstatusen har ändrats av integrationsprogrammet innan transaktionen var klar. Eller, som i TheMobileStores fall, hela webbshopen går av oförklarlig anledning oändligt segt. Det helt avgörande är då att leverantören har erfarenhet av att lösa liknande problem tidigare.

Det finns naturligtvis flera e-handelsleverantörer som har den erfarenhet som krävs för att hantera den här typen av projekt. Netrix är en av dem. Så kom gärna till oss med dina frågor och funderingar när du planerar att byta plattform!

Lars Jonsson
E-handelsrådgivare, projektledare
Certifierad Magento Solution Specialist
0707-138717